1. Tillämplighet och omfattning

VSV Frakt AB har antagit följande personuppgiftspolicy att gälla för bolaget och samtliga dotterbolag med anställda. Personuppgiftsansvariga för anställdas uppgifter är respektive bolag (”Företaget”) enligt nedan:
VSV Frakt AB 556119-5842
VSV Fastigheter AB 556164-3157
Unite Logistics Sweden AB 556677-6380

Denna policy ska, på begäran och i enlighet med tillämplig lag, göras tillgänglig för Integritetsskyddsmyndigheten, vilken är svensk tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter. Affärspartners till Företaget förväntas följa denna policy i den mån de behandlar personuppgifter på Företagets vägnar.

I den mån dataskyddsförordningen ((EU) 2016/679 GDPR) fastställer ytterligare krav ska den tillämpas vid sidan av denna policy. Om någon del av denna policy strider mot dataskyddsförordningen ska dataskyddsförordningen tillämpas i den berörda delens ställe.

2. Syfte

Denna policy har tagits fram i syfte att säkerställa att Företaget behandlar personuppgifter på ett lagligt och korrekt sätt med hänsynstagande till individens rätt till skydd av integritet.
Policyn förklarar Företagets inställning vad gäller skydd av personuppgifter och fastställer instruktioner för hur dessa ska hanteras.

3. Definitioner

Med ”personuppgifter” menas i denna policy all information som direkt eller indirekt går att härleda till en identifierbar levande person, särskilt med hänvisning till en identifierare såsom namn, ID-nummer, lokaliseringsuppgifter eller online-identifikatorer eller faktorer som är specifika för personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomi ska, kulturella eller sociala identitet. Med ”registrerad” menas i denna policy en identifierbar levande person vars personuppgifter är föremål för behandling.

4. Policy

Företaget ska följa dataskyddsförordningen och bedriva sin verksamhet på ett sätt som respekterar individers integritet. I detta avseende gäller följande för Företagets behandling av personuppgifter:

  • Laglighet, korrekthet och öppenhet. Insamling, användning och övrig behandling av personuppgifter ska ske på ett lagligt, korrekt och öppet sätt gentemot den registrerade. Företaget ska underlätta för den registrerade att utöva sina rättigheter i enlighet med dataskyddsförordningen.
  • Ändamålsbegränsning. Personuppgifter ska samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och får senare inte behandlas på ett sätt som går emot dessa ändamål. Företaget ska tillse att det finns rutiner för gallring eller avidentifiering av personuppgifter vars behandling inte längre är nödvändig för sina ursprungliga ändamål.
  • Endast behandling på laglig grund. Personuppgifter ska endast behandlas om en laglig grund finns för behandlingen.
  • Lagringsminimering. Företaget ska endast lagra personuppgifter så länge detta är nödvändigt för att uppfylla verksamhetens fastställda behov av behandlingen. När lagring inte längre är nödvändig av dessa skäl, ska Företaget radera, begränsa eller anonymisera personuppgifterna i fråga.
  • Information om behandling av personuppgifter. Företaget ska, i enlighet med dataskyddsförordningen, tillhandahålla information till berörda personer om behandlingen av personuppgifter.
  • Åtkomst till personuppgifter. Företaget ska ge åtkomst till personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen.
  • Invändningar mot behandling. Företaget ska tillse att den registrerade kan invända mot behandling som utförs på basis av ett allmänt eller berättigat intresse eller i direkt marknadsföringssyfte och ska godta en sådan begäran när det är aktuellt.
  • Dataportabilitet. Personuppgifter ska, på begäran från den registrerade och under förutsättning att det är tekniskt möjligt, överföras från Företaget till en annan organisation. I vilket fall som helst ska Företaget, i de fall det är aktuellt enligt dataskyddsförordningen, kunna lämna ut personuppgifter i ett allmänt använt, strukturerat och maskinläsbart format och underlätta så långt möjligt för den registrerade att själv överföra sina uppgifter till en annan organisation.
  • Uppgiftsminimering och korrekthet. Personuppgifter ska vara adekvata, relevanta och inte för omfattande för behandlingens ändamål och ska uppdateras vid behov. Felaktiga uppgifter ska rättas eller kompletteras, antingen på Företagets eget initiativ eller på den registrerades begäran.
  • Anlitande av personuppgiftsbiträden. Företaget får tilldela tredje parter uppgifter vilka innebär att de kommer att ha åtkomst till och behandla personuppgifter på Företagets vägnar (personuppgiftsbiträden). Företaget ska alltid säkerställa att personuppgiftsbiträdena upp fyller denna policys krav samt krav som följer av dataskyddsförordningen. Företaget ska särskilt ingå biträdesavtal med personuppgiftsbiträden för att kunna ställa krav på hur personuppgifterna får behandlas.
  • Personuppgifter utanför EU/EES. Företaget ska följa de restriktioner för överföring av personuppgifter till mottagare utanför EU/EES som ställs upp av dataskyddsförordningen.
  • Integritet och konfidentialitet. Företaget ska utvärdera risker i relation till sin behandling av personuppgifter samt vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Åtgärderna ska säkerställa en tillräcklig nivå av konfidentialitet och säkerhet. Företaget ska i synnerhet säkerställa skydd av personuppgifter mot obehörig eller otillåten behandling, förlust, förstöring eller skada genom olyckshändelse.
  • Inbyggd integritet (privacy by design). Företaget ska säkerställa att IT-system och rutinerutformas med dataskyddsförordningens krav i åtanke redan från början.
  • Dataskydd som standard (privacy by default). Företaget ska säkerställa att personuppgifter inte behandlas i onödan och att IT-system och rutiner uppfyller dataskyddsförordningens krav som standard. Integritetsskydd ska vara regeln, inte undantaget.

5. Ansvar och överträdelser

Samtliga arbetstagare ska ha kännedom om koncernens inställning vad gäller skydd av personuppgifteroch ska samarbeta med arbetsgivaren för att policyn ska kunna uppfyllas. Leverantörer och andra samarbetspartners förväntas följa denna policy i den mån de behandlar personuppgifter på Företagets vägnar.

Överträdelser av denna policy kan leda till disciplinära och/eller rättsliga åtgärder. Samtliga arbetstagare och samarbetspartners är skyldiga att omedelbart rapportera misstänkta överträdelser av denna policy till närmaste chef eller, för samarbetspartners, till Företagets VD.

6. Kontakt

Vid frågor om behandlingen av personuppgifter vänligen kontakta VSV på följande e-postadress info@vsv.se eller postadress VSV Frakt AB, Box 2018, SE-650 02 Karlstad.

Om du vill veta vilka personuppgifter om dig som behandlas eller begära rättelse, kan du skriva till VSV Frakt AB, Att: Personuppgiftsombudet, Box 2018, SE-650 02 Karlstad. En gång per kalenderår har durätt att utan kostnad få ett registerutdrag som visar vilka uppgifter om dig som behandlas. Begäran om registerutdrag ska göras skriftligen till VSV Frakt ABs postadress och vara egenhändigt undertecknad av den sökande samt innehålla uppgift om sökandes namn och personnummer. Utdrag sänds till den sökandes folkbokföringsadress snarast efter att ansökan inkommit.

Den registrerade har även rätt att vända sig till tillsynsmyndigheten (Datainspektionen) vid klagomål.